Setkání bylo zahájeno v pátek v podvečer v městském kině, program ale stříbrští horníci načali už ve čtvrtek průvodem na hřbitov a uctěním památky stříbrských horních ředitelů a horníků, kteří jsou na stříbrském hřbitově pochováni.

V pátek dopoledne pak byla zahájena výstava fotografií minerálů pocházejících ze stříbrských dolů. Výstava se koná na radnici. Delegáty setkání také čekaly prohlídky dědičné štoly Prokop, skanzenu, divadelní představení v kině, loutnový koncert v muzeu a posezení ve dvoře restaurace Zlatý Kalich.

Delegáti se mohli hlásit několik měsíců dopředu. „Celkem se zapsalo 650 lidí z hornických měst. Převažují pochopitelně horníci tuzemští, ale přijedou také horníci ze Slovenska a Německa. Kromě toho se v rámci setkání hornických měst ve Stříbře sejdou také ostrostřelci. Těch bude zhruba stovka a přijedou nejen z Česka, ale také ze Slovenska, Polska, Maďarska a Chorvatska,“ sdělil Deníku za spolupořádající Hornicko historický spolek Karel Neuberger.

Někteří delegáti se setkání zúčastní pouze jeden den, řada z nich ale přijede na celý program. To znamená, že ve Stříbře či v okolí jednu nebo dvě noci přespí. „Ubytování jsme naštěstí zajišťovat nemuseli, to si účastníci domlouvají sami,“ uvedl Neuberger s tím, že pořadatelé ale musejí delegáty setkání nakrmit. „Stravování zajišťujeme pro všechny delegované. Každý obdrží poukázku na jedno jídlo. Stravovat se budou na dvou k tomu určených místech. Jedno je v jídelně Základní školy v Mánesově ulici, druhé ve stanu u hornického skanzenu,“ dodal.

Setkání hornických měst podpořili také politici. Záštitu převzal předseda Senátu ČR Přemysl Sobotka, který přislíbil osobní účast na pátečním zahájení. Záštitu rovněž převzala hejtmanka Plzeňského kraje Milada Emmerová. Ta sice ve čtvrtek kvůli závazkům v Poslanecké sněmovně ČR na svoji funkci krajské hejtmanky rezignovala, nicméně Stříbro by měla navštívit v sobotu.

Horníci rovněž požádali o podporu prezidenty České republiky a Slovenska. Zatímco Václav Klaus oznámil, že se setkání nezúčastní, prezident Slovenska Ivan Gašparovič původně stříbrským horníkům osobně účast přislíbil. „Neměl přijet jako státník, ale jako soukromá osoba. Nedávno nám ale oznámil, že přijet nemůže. Poslal ovšem zdravici, která bude na setkání přečtena,“ řekl Deníku Neuberger.

Sobotního programu se rovněž zúčastní předseda Českého báňského úřadu Ivo Pěgřímek.

S programem setkání souvisí řada různých opatření.

Masarykovo náměstí je uzavřeno. Uzavírka se týká také přilehlého okolí. Průjezd je zajištěn pro hasiče, zdravotníky a policii.

Po dobu sobotních průvodů (jeden je dopoledne a druhý večer) budou policií uzavřeny všechny komunikace na trase průvodů, poté budou opět v provozu. Jedná se hlavně o Palackého ulici, křižovatku u polikliniky a Benešovy ulice. Večer také Palackého, Brožíkova, Gagarinova, Nerudova, Mánesova, Benešova.

Veřejné toalety jsou na náměstí, bude navíc instalováno několik chemických záchodů TOI TOI.

Parkování pro návštěvníky je možné v Plzeňské ulici od čerpací stanice až k lékárně v obou směrech, velké parkoviště je také v areálu kasáren.

Autobusové nádraží je jen pro autobusy registrovaných účastníků a pro auta hornických kapel a hudebních orchestrů.

Na náměstí se vstupné neplatí.

Pořádatelé dále upozorňují, že při prohlídce královské dědičné štoly Prokop budou mít přednost registrovaní účastníci hornických slavností. Štola bude po skončení hornického setkání otevřena opět v běžném provozu, ve stejných otevíracích hodinách jako před akcí.

Na financování setkání se podíleli sponzoři, kraj i město. „Bez sponzorů bychom se neobešli, podíleli se velmi významnou částkou. Dále jsme získali dotaci od Plzeňského kraje a z rozpočtu také přispělo město. Všem, kteří se na financování podíleli a kteří setkání podpořili, touto cestou děkujeme,“ řekl Deníku za hlavní organizátory Karel Neuberger.